ยุคหลังโควิด ประชุมออนไลน์ยังจำเป็น ช่วยสร้างความมีส่วนร่วม เพิ่มความอิสระในการทำงาน

แม้ว่ากระแสการทำงานที่บ้าน (Work From Home) เพิ่งจะมาได้รับความนิยมในประเทศไทยอย่างจริงจังในช่วงโควิด-19 ระบาดหนักๆ แต่ในความจริงแล้วมีบริษัทหลายๆ แห่งทั่วโลก ที่อนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้มาตั้งแต่ก่อนโควิด-19 จะระบาดด้วยซ้ำ

ภาพโดย Mikey Harris จาก Unsplash

ปัญหาของคนที่ทำงานที่บ้านในช่วงที่คนส่วนใหญ่ยังคงทำงานที่สำนักงานกันตามปกติ คือ ความรู้สึกห่างเหินกับพนักงานคนอื่นๆ ไม่มีโอกาสที่จะได้เรียนรู้และทำงานร่วมกัน ทั้งในการประชุมแบบเป็นทางการ และไม่เป็นทางการที่จัดขึ้นในสำนักงาน รวมถึงโอกาสที่จะได้สานสัมพันธ์กันหลังเลิกงานก็แทบไม่มี ทำให้พนักงานที่ทำงานที่บ้าน รู้สึกห่างเหินจากพนักงานคนอื่นๆ

แต่เมื่อโควิด-19 เริ่มระบาด หลายบริษัทอนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านได้จนแทบจะเป็นปกติ เพราะปัจจัยด้านเทคโนโลยีที่เข้ามาช่วยให้การทำงานที่บ้าน กลายเป็นจริงได้ และมีความสะดวกสบายมากกว่าเดิม โดยเฉพาะโปรแกรม หรือแอปพลิเคชันต่างๆ ที่จะช่วยให้พนักงานแต่ละคนสามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี

จากการวิจัยที่ศึกษาพฤติกรรมของพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน และพนักงานที่ทำงานที่บ้าน พบว่า แอปพลิเคชัน หรือโปรแกรมต่างๆ ที่ใช้ในช่วงทำงานที่บ้าน ไม่ว่าจะเป็น Zoom, Skype และ Microsoft Teams เป็นเหมือนดาบสองคม คือมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่กระทบต่อตัวพนักงานโดยตรง

ภาพโดย Chris Montgomery จาก Unsplash

ประชุมออนไลน์ ยังจำเป็นแม้โควิดจะเลิกระบาดแล้ว

ข้อดีคือช่องทางที่บริษัทใช้ติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานในช่วงทำงานที่บ้าน ช่วยลดปัญหาการขาดการสื่อสารระหว่างพนักงาน ในมุมของพนักงานที่ทำงานที่บ้าน ที่ต้องทำงานร่วมกับพนักงานบางส่วนที่ยังมีความจำเป็นต้องเข้าไปทำงานในสำนักงานอยู่ เพราะส่วนใหญ่แล้วบริษัทจะใช้โปรแกรมเหล่านี้ ในการจัดกิจกรรมแบบออนไลน์ขึ้นมา ทั้งการเช็คชื่อก่อนทำงานในช่วงเช้า การประชุมทั้งแบบทางการและไม่ทางการ หรือแม้แต่การพูดคุยหลังเวลาเลิกงาน ไปพร้อมๆ กับการทานอาหารเย็นของพนักงานแต่ละคน

พนักงานที่เคยทำงานที่บ้านในช่วงเวลาปกติ จะสามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ได้ดียิ่งขึ้น โดยเฉพาะพนักงานที่ประจำอยู่คนละสำนักงาน สามารถทำงานด้วยกันได้ดี มีความใกล้ชิดกันมากขึ้น รวมถึงการสังสรรค์หลังเลิกงาน ที่พนักงานบางส่วนอาจไม่เคยไปร่วม เพราะกังวลว่าจะต้องกลับบ้านดึก ก็สามารถทำได้ผ่านการประชุมออนไลน์บนโปรแกรมต่างๆ

ประชุมออนไลน์ ดาบสองคม ที่ไม่ได้มีแต่ข้อดี

อย่างไรก็ตามแม้ว่าการทำงานที่บ้าน โดยใช้แอปพลิเคชัน หรือโปรแกรมต่างๆ ก็อาจส่งผลเสียได้เช่นกัน โดยเฉพาะการเช็คชื่อก่อนการทำงานในช่วงเช้า อาจสร้างความกดดันให้พนักงานก็ได้ โดยเฉพาะพนักงานที่มีภาระในบ้างต้องดูแล รวมถึงการประชุมออนไลน์อาจกลายเป็นการเพิ่มชั่วโมงการทำงาน ส่งผลต่อความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน และเวลาพักผ่อนส่วนตัว

เพราะการประชุมออนไลน์ยังทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยล้ามากกว่าการประชุมแบบปกติ เพราะผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคน ไม่สามารถพูดพร้อมๆ กันได้ เพราะการพูดพร้อมๆ กัน อาจทำให้เสียงหาย ต้องใช้ความพยายามในการจับประเด็นที่มากกว่าเดิม

แต่อย่างไรก็ตาม แม้สถานการณ์โควิด-19 จะดีขึ้น จนพนักงานทั้งหมดสามารถกลับไปทำในที่สำนักงานได้ตามปกติแล้ว การใช้แอปพลิเคชัน หรือโปรแกรมต่างๆ เพื่อประชุมออนไลน์ ยังคงมีความจำเป็นอยู่เช่นเดิม โดยมีเหตุผลดังนี้

    1. การจัดประชุมออนไลน์ จะช่วยให้พนักงานที่ทำงานที่บ้าน สามารถเข้าร่วมการประชุม ทั้งแบบทั้งการและไม่ทางการ ที่บริษัทจัดขึ้นร่วมกับพนักงานที่ทำงานในสำนักงานได้
    2. การเช็คชื่อก่อนเริ่มทำงานในแต่ละวันผ่านแอปพลิเคชัน หรือโปรแกรมต่างๆ จะช่วยเพิ่มความโปร่งใส และตรวจสอบได้ระหว่างพนักงานแต่ละคน รวมถึงหัวหน้าสามารถแจกจ่ายงานให้กับพนักงานได้
    3. บริษัทต่างๆ ต้องให้ความสนใจกับการทำงานที่มีอิสระมากขึ้น โดยเฉพาะการทำงานจากที่บ้าน บริษัทควรสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่สนับสนุนการทำงานจากที่บ้าน ทั้งการเพิ่มความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน กับเวลาพักผ่อนส่วนตัว รวมถึงความรู้สึก การมีส่วนร่วมต่างๆ โดยจัดกิจกรรมให้พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านสามารถเข้าร่วมผ่านการประชุมออนไลน์

ที่มา – Fastcompany

ติดตามข่าวสารจาก Brand Inside ได้จาก Facebook ของเรา

from:https://brandinside.asia/online-meeting-important-even-after-covid-19-era/